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La salle de lecture

    

La salle de lecture est ouverte le lundi, mardi, jeudi et vendredi de 13h30 à 17h.

Les archives sont accessibles à tous, gratuitement, sur simple présentation d'une pièce d'identité.

Comme les archives sont uniques et fragiles, des mesures de sécurité sont mises en place pour les préserver.Consultez le Règlement intérieur des Archives communales de Romans (en date du 01/01/2013) suit à la Décision municipale du 12 novembre 2012.


 

Extraits du règlement intérieur des Archives communales de Romans conformément à la décision municipale du 12 novembre 2012 

TITRE I - LA SALLE DE LECTURE

 

ADMISSION ET INSCRIPTION DES LECTEURS

Article 1 : Acceptation du règlement

Toute personne pénétrant en salle de lecture accepte de se conformer au présent règlement.

Article 2 : Accès

L'accès à la salle de lecture des Archives communales de Romans est gratuit et ouvert à toute personne, quelle que soit sa nationalité.

L'accès individuel aux locaux de conservation et aux salles de travail du personnel est interdit au public, sauf visites organisées par le service des archives.

L'accueil des groupes se fait exclusivement sur rendez-vous.

Les animaux ne sont pas admis, à l'exception des chiens des personnes malvoyantes.

 Article 3 : Inscription

Toute personne désirant consulter des documents aux Archives communales doit préalablement s'inscrire, en justifiant de son identité par la production d'une pièce officielle en cours de validité comportant une photographie. Les lecteurs venant aux Archives en famille ou en groupe se font inscrire individuellement. Les accompagnateurs (ne faisant pas de recherches) ne sont pas admis en salle de lecture. (fiche d'inscription à télécharger)

Lors de l'inscription, les informations à renseigner obligatoirement sont : le nom, le prénom, l'adresse. Outre ces données, le lecteur est invité à préciser s'il le souhaite sa profession, son numéro de téléphone, son adresse électronique, son année de naissance, le motif de la recherche et le sujet recherché. Ces données sont collectées uniquement pour établir les statistiques de fréquentation du service.

Le lecteur a un droit d'accès aux informations fournies lors de son inscription. Ce droit s'exerce dans les conditions et selon les modalités prévues par la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

Après inscription, il sera remis à l'intéressé une carte de lecteur, à mettre à jour à chaque début d'année civile.

Article 4 : Règles de conduite de l'usager

Chaque lecteur est invité à adopter une tenue et une attitude correctes et à respecter le travail des autres usagers.

La salle de lecture étant d'abord un lieu de travail, le silence, le respect des autres lecteurs et des documents s'y imposent.

Les effets personnels (manteaux, sacs à main, sacoches d'ordinateurs, cartables, parapluies, etc.) seront déposés par l'agent d'accueil dans les vestiaires et casiers prévus à cet effet. Les usagers sont autorisés à pénétrer en salle de lecture munis de crayons à papier, feuilles volantes, ordinateurs portables, appareils photographiques.

Les téléphones portables sont tolérés en mode silencieux uniquement.

La Ville de Romans-sur-Isère décline toute responsabilité en cas de perte ou de vol d'objets personnels que les lecteurs auraient laissés dans la salle de lecture ou dans la galerie.

Il est interdit de fumer dans l'enceinte du bâtiment et d'introduire dans la salle de lecture toute nourriture ou boisson.

Article 5 : Horaires

Les horaires de la salle de lecture des Archives communales sont fixés et modifiés par décision du Maire et portés à la connaissance du public par voie d'affichage ainsi que sur les sites internet de la collectivité.

Les modifications exceptionnelles d'horaires seront communiquées au public par les mêmes moyens de communication dans les meilleurs délais.

 

CONSULTATION ET COMMUNICATION DES DOCUMENTS

Article 6 : Accès aux documents

La consultation des documents s'effectue uniquement sur place, en salle de lecture. Le prêt à domicile est prohibé.

Le personnel des Archives communales assure en permanence l'accueil des lecteurs et l'orientation des recherches dans la base de données et les inventaires. Il n'a pas pour autant à effectuer les recherches à la place des lecteurs.

Pour obtenir communication des documents, le lecteur doit remplir un bulletin de demande de communication sur lequel il précise obligatoirement son identité et la ou les cotes des documents demandés, quel qu'en soit le support.

Le lecteur à la réception du document d'archives, signe la fiche suiveuse et la remet au président de salle de lecture. Après la consultation, le document est remis au président de la salle de lecture.

A l'exception des ouvrages de bibliothèque ou des documents reliés, chaque lecteur ne consulte qu'un article (carton, liasse, dossier) à la fois. La communication est nominative et individuelle, la signature de la fiche suiveuse engage la responsabilité du demandeur.

Les communications quotidiennes sont limitées à 10 articles (demandés par groupe de 5 au maximum). Les dernières demandes doivent être présentées une demi-heure avant la fermeture de la salle de lecture.

En cas d'affluence, et en fonction des possibilités du service, le nombre des demandes pourra être réduit.

En fin de consultation, les documents sont restitués au responsable de la salle de lecture. Ils peuvent être mis en réserve pendant 8 jours maximum dans la limite de 2 articles, à l'exclusion de l'état civil et des ouvrages de la bibliothèque.

Article 7 : La préservation des documents

Lorsqu'il existe un exemplaire de substitution sur support numérique, la communication s'effectuera prioritairement sous cette forme.

Les lecteurs sont responsables des documents qui leur sont communiqués et doivent veiller à ce qu'ils ne subissent aucune dégradation par leur fait ou leur négligence. Il est formellement interdit :

- d'utiliser des stylos à encre ou à billes (seul le crayon à papier est autorisé) ou des scanners ;

- de prendre appui ou de prendre des notes sur un document, d'annoter les documents, publications et ouvrages ou de calquer les plans, cartes, affiches et photographies ;

- de modifier l'ordre des documents, liasses, dossiers qui devra être obligatoirement respecté.

Des lutrins et des gants sont mis à disposition des lecteurs, et peuvent parfois être imposés par le président de la salle de lecture, pour la consultation des documents lorsque leur protection le justifie. Les documents doivent être restitués dans leur état initial et toute anomalie constatée est à signaler au président de salle de lecture.

Les fonds non classés et les documents fragiles ou en mauvais état ne sont pas communicables.


Article 8 : Délais de communication des archives

L'accès aux documents d'archives s'exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article 4 de la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 modifiée.

Les archives publiques sont communicables de plein droit, sous réserve de l'article L213-2 du Code du patrimoine, qui détermine celles pour lesquelles un délai est nécessaire, pouvant aller de 25 à 100 ans.

Une dérogation peut être demandée pour consulter les documents n'ayant pas atteint le délai de communicabilité. Un formulaire de demande de consultation sous le régime de la dérogation est à remplir. Il sera transmis au ministre de la culture (Service interministériel des Archives de France) qui statue sur la demande.

Si un lecteur souhaite consulter des documents d'une boîte qui contient également des documents non communicables, la communication se fera par extrait. Le lecteur devra en faire la demande auprès du président de salle de lecture. Dans ce cas et en fonction de la complexité du dossier, la communication pourra être repoussée de quelques jours.

Les documents d'archives privées, donnés ou déposés, sont consultables immédiatement, sauf conditions particulières définies dans la convention de don ou dépôt.

 

CONDITIONS D'ACCES A INTERNET

Article 9 : Utilisation des postes informatiques

Les postes informatiques de la salle de lecture sont destinés à la consultation du site internet des Archives communales de Romans et aux recherches dans la base de données Avenio. Toute autre consultation est formellement interdite.

D'une manière générale, les utilisateurs doivent veiller au respect du matériel. Tout dysfonctionnement des postes informatiques doit être signalé aussitôt au président de salle de lecture.

 

La reproduction de documents d'archives constitue une facilité accordée si l'état du document le permet.

 

TITRE II - REPRODUCTION DE DOCUMENTS

 

Article 10 : Règles générales

Toute reproduction à partir d'un original effectuée en salle de lecture doit faire l'objet d'une autorisation.

Sont exclus de la reproduction :

- les documents consultés par dérogation aux délais légaux de communication ;

- les documents sur lesquels s'exercent des droits d'auteur, protégés à ce titre par le Code de la propriété intellectuelle ;

- les articles et publications en vente.

La délivrance de copies de fonds privés est soumise aux dispositions conventionnelles fixées lors des procédures de dépôt ou de don.

Le droit de reproduction ne vaut pas le droit à la réutilisation des informations publiques (voir titre III sur la réutilisation des documents).

Article 11 : Modalités de reproduction

La reproduction de documents est possible en s'adressant au président de la salle de lecture qui estimera l'état matériel du support et le degré de confidentialité du contenu.

Les photocopies seront différées si le nombre de copies à réaliser ou le nombre d'usagers en salle de lecture est important.

Sont exclus de la photocopie :

- les documents fragiles ;

- les documents sur parchemin et documents scellés ;

- les documents et ouvrages reliés et cahiers de plus de 10 feuillets ;

- les photographies, les cartes postales, les estampes, les dessins ;

- les documents de dimensions supérieures au format A3 (29,7 x 42 cm) ;

- les documents restaurés.

La reproduction d'image numérique est possible. Un formulaire spécifique à compléter est disponible à l'accueil. L'autorisation est délivrée à l'appréciation de la responsable des Archives communales. La prestation est effectuée sur un support au choix du demandeur (par courriel ou cd-rom). L'usage de la clé USB est exclu.

Article 12 : Reproduction aux soins de l'usager

Les lecteurs sont autorisés à effectuer une reproduction photographique, avec leur propre matériel, sous réserve :

- que l'état matériel des documents le permette ;

- que le document reste à plat ;

- de ne pas utiliser de scanner ou flash ;

- que le fonctionnement de la salle de lecture n'en soit pas perturbé.

Article 13 : Engagement de l'usager

La Ville de Romans-sur-Isère autorise l'usager à utiliser la reproduction du document, à condition que l'usager s'engage expressément à :

- ne faire aucune réutilisation et diffusion des images sans autorisation des Archives communales de Romans-sur-Isère

- citer systématiquement, de façon visible, les Archives communales de Romans comme lieu de conservation du document, et comme auteur éventuel de l'information ainsi que la référence du document.

Article 14 : Conditions financières des reproductions

Les photocopies et reproductions de documents sont facturées selon les tarifs en vigueur, fixés par décision du maire affichée en salle de lecture.

Toute reproduction à usage commercial fait l'objet d'une demande spécifique et d'une tarification particulière (voir titre III sur la réutilisation des documents).

 


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